看看公司档案管理软件，如何提高档案管理人效2023/7/4 8:55:44

yydy

做过档案管理工作的小伙伴都特别清楚，档案管理是一项专业化极高的工作，从档案的归档、分类、装订、管理，到档案的审核、考核、套改等，每一个环节都需要耗费非常大的精力，要做好并不容易。为保证档案管理的规范、标准，各企业在创新档案管理方式上，做了很多的尝试和投入。在这当中，引进档案管理软件，用工具解放双手，当属投入产出比比较高、比较能提升人效的措施之一。期间档案管理系统也做了许多的调整，调转了产品研发的方向，为了更好的迎合市场的需求。会博通档案管理系统实现文件、文档、档案的收集、整理、鉴定、归档、利用、查询、借阅、销毁等全生命周期管理，满足党政机关,制造业,企业,事业单位等档案管理需求。

档案管理工作人效提升ROUND1：档案收集，一键批量导入







档案收集是档案管理的前置工作，在传统的档案管理模式当中，不同部门之间文件的留档、编目、装订全部靠手工完成，沟通成本高，也比较容易遗漏。引入档案管理软件后，档案管理人员的工作主要是档案资料归类、扫描、录入。

归类可依据档案管理规范和行业规范进行，扫描借助仪器即可完成，都比较便捷。至于录入，大家设想的可能是每一个文件都要依靠手工单个录入，其不然，使用档案管理软件后，你可以直接从或电脑磁盘当中批量一键导入。


















此外，对于散落在OA、ERP、钉钉、企业微信等第方软件的档案资料，也不再需要档案管理人员单独留意收集，会博通档案管理系统可针对性接通第方软件应用，现档案的自动时归档。

档案管理工作人效提升ROUND2：档案审核，全面流程管控







过去，我们要借阅一个档案，需要经过层层的相关部门、人员审核。对于借阅人员而言、需要不停地穿梭于不同的部门，工作极为低效；而对于包括档案管理人员在内的审核人员来说，深度工作的时间经常被这些事务性工作打断，也非常困恼。

档案管理系统通过流程化组织管理模式，使以上问题消弭于形。档案管理员或具备相关权限的人员，可通过档案管理系统，在内部指定一系列企业级流程，并对应负责不同工作事项的流程角色，从而通过线上完成档案管理、乃至事务协同工作。


















现在，档案管理工作已经突破了地域和时间的局限，论你是出差，还是驻外，都可以非常轻松便捷地通过浏览器、手机客户端登录档案管理系统，对档案发起流程申请，进行线上浏览、下载乃至批注管理。匹配“收纳盒”功能，上百个文件也能一键审批，档案管理的效率更是上了一个新台阶。

















档案管理工作人效提升ROUND3：档案管理，准确及时且主动





一套高效智能的档案管理系统，在档案管理上能够带来的人效提升，能说的在太多，如果要用一句话总结，那便是：准确、及时且主动。

通过档案管理系统，档案使用者可随时随地对所需档案进行主动式搜索，搜索范围涵盖内部全部档案，对于没有使用权限的文件，可随时发起借阅、下载等申请，如果该使用者在系统规定的权限范围内，则不需要通过任何审批，即可对档案进行使用和管理。

同时，档案管理软件还提供档案统计功能，档案管理员可随时随地对档案的利用情况、利用明细、利用排、归档档案的内容、类目等数据信息，让管理人员对档案的管理情况做到真正的全局管控。


















此外，电子归档章、防扩散水印处理、证件到期提醒等功能的应用，更是把线下需要靠人力、或需要借助第方软件处理的工作，全面整合到了单一的工具上，使档案管理人员大脑带宽得到释放，有更多的精力去处理更为重要的事情。





当下，我们正处于后疫情时代，不确定性成为常态，每一个企业都挺难，人效问题成为各企业降本增效的聚焦点。一直以来，会博通档案管理软件作为一款档案管理的工具，持续聚焦在人效提升上，取得了不错的成果，新的一年，我们将继续在人效提升的星辰大海，逐浪前行。
















推荐阅读：




来自用户的声音：企业为什么要引进档案管理系统




可丰富、可简约！用“磁贴功能”打造个性化档案管理系统




引进企业档案管理系统后，你需要为档案采集做些什么




会博通企业证照管理系统：打造3大场景化应用，证照管理安全更高效